E-Defter Nedir? E-Defter Kimler İçin Zorunludur? Elektronik Deftere Geçiş Süreci

  • Whatsapp
E-Defter Nedir? E-Defter Kimler İçin Zorunludur? Elektronik Deftere Geçiş Süreci

E-defter Nedir?

E-defter bir diğer adıyla Elektronik Defterdir. Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu yasal olarak tutulması zorunlu olan yevmiye ve büyük defterlerin belirtilen format ve standartlara göre elektronik ortamda muhafaza edildiği, kaynağının garantiye alınmasının ve ispat olarak kullanılmasının imkân tanındığı hukuki ve teknik düzenlemeler olarak ifade edilen teknolojik defter biçimidir.

E-defter kanunen tutulması zorunlu olan yevmiye ve büyük defterlerin dijital ortamda tutulduğu Elektronik İmza veya Mali Mühür ile berat verildiği sistemdir. Kayıtlar standart bir XML formatında hazırlanmaktadır. E-defterle hızlı ve düzenli bir denetim amaçlanmaktadır. E-defter formatını kullanan işletmeler kâğıt ortamında defter tutamazlar. E-defter geçiş yapıldığı anda işletme fiziksel defterler için kapanış vermeleri gerekmektedir.

E-defter Maliye Bakanlığı Gelir İdaresi Başkanlığı ile Ticaret Bakanlığı İç Ticaret Genel Müdürlüğü tarafından ortak olarak yayınlanmış olan tebliğ ile yürürlüğe girmiştir.

E-defter Başvurusu Nasıl Yapılır?

E-defter uygulamaları yalnızca elektronik ortamda başvuru yapılan bir sistemdir. Başvuru esnasındaki yöntemler tüzel kişi ve gerçek kişi arasında farklılıklar içerebilir. E-defter başvurusunda tüzel kişi mükellefi olan başvuru formunda yer alan taahhütnamesini doldurur. Mükelleflerin başvuruyu yapan kurumun sahip olduğu mali mühür ile onay vermeleri gerekmektedir. E-defter başvurusunda mükellef gerçek kişi ise başvuru formu ve taahhütname doldurulur, kendilerine ait olan mali mühür ya da elektronik imza ile onay vermeleri gerekmektedir.

Defterlerini elektronik ortama Entegre etmek isteyen kişiler tüm elektronik defter işlemlerini Gelir İdaresi Başkanlığından uyumluluk onayı almış bir yazılım olması gerekmektedir.  Başvuru süreci kısa olarak özetlenmesi gerekirse mali mühür ya da zaman damgası, uyumluluk onayı almış bir yazılıma sahip olunması, kullanılan Entegrasyon Programının Elektronik Defter formatına göre güncellenmiş olması, mükelleflerin e-defter saklama zorunluluğu halinde Türkiye’de uygun arşivleme seçeneğinin seçilmesi şeklindedir.

Mevcut durumda cirosu 5 milyon TL’sini geçen firmalar 1 Temmuz 2021 tarihine kadar e-fatura ve e-arşiv fatura uygulamalarına geçmeleri, 1 Ocak 2022 tarihinde ise e-defter uygulamasına geçmeleri gerekmektedir.

E-Defter Saklama

E-defter saklama uygulaması Windows işletim sistemleri üzerinden kurulmaktadır. E-Defter saklama uygulaması deftersaklama.gib.gov.tr adresi ile bağlantı kurularak yapılabilir. E-defter saklama uygulaması HTTP protokolünde kullanılmaktadır.

E-defter uygulamasına dâhil olanlar edefter.gov.tr adresinde duyurulmuş olan format ve standartlara uygun olarak aylık dönem itibarıyla elektronik defterlerini oluşturmaya ve saklamaya başlamaktadırlar. Elektronik Defter uygulamasına dâhil olan mükellefler dâhil oldukları aydan itibaren söz konusu olan defterlerini kâğıt ortamında tutamazlar. E-defter ortamında tutulan defterler haricinde kâğıt ortamında tutulan defterler tutulmamış sayılmaktadır.

E-defter Kimler İçin Zorunludur?

E-deftere geçiş yapılabilmesi için belirli bir ciro sınırı bulunmaktadır. 5 milyon TL’sini aşan işletmelerin geçme zorunluluğu bulunmaktadır. Fakat işletme eğer ki e-deftere geçiş yapmak istemiyorsa 5 milyon TL’si sınırına kadar zorunluluk bulunmamaktadır. Ancak E-fatura kullanıcısı olmayan e-defter Sisteminden isteğe bağlı olarak yararlanılabilir. Bu sınırdan farklı olarak belirli meslek gruplarına göre E-Defter veya E-Fatura zorunluluğu da getirilmiştir. İlgili meslek mensupları 5 milyon ciro sınırını beklemeden icra etmekte oldukları ticari işletmesi sayesinde Elektronik Defter veya E-Faturaya geçmek zorunda kalabilir.

E-Deftere geçiş süresince Türk Ticaret Kanununun 397. maddesinin dördüncü fıkrası uyarınca bağımsız denetime tabii olan şirketler, Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununda ekli cetvellerde yer alan idare kurum kuruluşlar ile iktisadi kamu kuruluşlarının e-defter uygulamasında yararlanma zorunluluğu olmamakla beraber isteğe bağlı olarak dâhil olabilirler.

E-defter Avantajları Nelerdir?

E-defterin bazı avantajları bulunmaktadır. E-defter uygulamasıyla birlikte dosyalar güvenli olarak saklanmaya başlar. Sayfa adedine göre kâğıt bastırmanız ya da notere onaylatmanız gerekmez. Mürekkep masrafı da ortadan kalkmaktadır. Defterler için yazıcıdan çıktı almalarına gerek kalmaz. Elektronik defter uygulamasıyla birlikte arşiv maliyeti de ortadan kalkmaktadır. Bunların yanı sıra çevre dostu bir davranış sergilenmektedir.

Genel olarak e-defter uygulaması kullanılarak düzenli bir sisteme geçilir ve baskı, arşivleme ya da kâğıt gibi pek çok Operasyonel süreçten kurtulmuş olunur. Ayrıca para ve zamandan da tasarruf edilmiş olunur.

Mali Mühür Nedir?

Kısaca Mali Mühür; Kurum, kuruluş, işletme ve diğer Tüzel Kişiler ile tarafından elektronik belge olarak oluşturulan E-Fatura ya da E-Arşiv gibi yasal belgelerin garanti altına alınmasıdır. Elektronik ortamda muhataplarına iletilmesi ve elektronik ortamda saklanması sırasında güvenliğinin, gizliliğinin ve bütünlüğünün sağlanması amacıyla kullanılan işletme kaşelerinin elektronik karşılığına mali mühür ismi verilmektedir.

Mali Mühür Hakkında Bilinmesi Gerekenler

İşletmelerin Mali mühür ile ilgili bilinmesi gereken bazı özellikler vardır. E-fatura kullanıcısı olmak isteyenler Mali Mühür başvurusu yapmış olmalıdır. Mali Mühür başvurusu için Kamu Sertifikasyon Merkezinin sayfası üzerinden başvuru formu doldurulmalıdır. Eğer şahıs firması ise e-fatura için mali mühür yerine e-imza da yeterli olabilir. Ayrıca firma unvan değişikliği yaptığında mali mühür de geçerliliğini yitirmektedir. Eğer firmanın unvanı yenilenirse yeni unvanla beraber mali mühür başvurusunda bulunmak gerekmektedir ve mali mühür yenilenmelidir.

E-İmza – Elektronik İmza

E-imza ise elektronik ortamda kimlik doğrulamak için kullanılan elektronik bir veridir. Elektronik ortamda ıslak imza yerine kullanılmaktadır. Bireysel ve kurumsal olmak üzere iki tür E-İmza bulunmaktadır. Yalnızca bilinmesi gereken bir nokta ise kanunların resmi ya da özel bir merasime tabii tutmuş olduğu yasal işlemler ile teminat sözleşmeleri e-imza ile gerçekleştirilemez.

E-imza ile Mali Mühür Arasındaki Farklar

En önemli fark ise Elektronik İmza gerçek kişiye verilir, kişinin ıslak imzası yerine geçmektedir. Mali Mühür ise firmaya verilir ve firmanın kaşesi yerine geçmektedir. Eğer ki şahıs firması sahibi iseniz e-fatura kullanımı için mali mühür yerine e-imza kullanılabilir. E-imza, e-devlet e-reçete gibi pek çok uygulama da kullanılabilir. Ayrıca hizmet ve diğer elektronik sözleşmelerde de e-imza kullanılabilir. Mali mühür ise işletmelerin E-Fatura ya da diğer e-belge sistemlerinden yararlanmaları zorunludur.

E-deftere Geçmenin Maliyeti Nedir?

E-Deftere geçmenin pratik olarak aslında pek bir maliyeti bulunmamaktadır. Bunun için sadece Mali Mühür başvuru ücretleri gibi ufak tefek masraflar yapmış olursunuz. Fakat Elektronik Deftere geçiş yaparken başvurudan ziyade bazı Entegrasyon firmaları ile de anlaşmanız gerekebilir. Bu Entegrasyon firmalarına biraz çetin ücretler ödemek zorunda kalabilirsiniz.

E-Defter Nedir? E-Defter Kimler İçin Zorunludur? Elektronik Deftere Geçiş Süreci

E-defter Beratları Nasıl Gönderilir?

Elektronik defter sisteminde oluşturulan yevmiye defterleri ile her bir defter için hazırlanan beratlar E-Mühür ile hazırlanmış elektronik dosyalardır. Berat, Gelir İdaresi Başkanlığına gönderilmek için hazırlanan bir defterin içeriğinden elde edilen ve defter özeti niteliğinde olan XML niteliğinde olan elektronik bir belgedir. E-defter uygulamasında oluşturulan defterler Gelir İdaresi Başkanlığına gönderilemez. Bu nedenle herhangi bir döneme ait defterin içeriğinin sonradan değiştirilmeyeceğine garanti edecek bir belgeye ihtiyaç vardır. Bu belge de berat olarak ifade edilmektedir.

Resmi gazete de yapılan açıklamalarla birlikte E-Defter Aylık ya da Geçici Vergi Dönemleri itibariyle yüklenmeleri sağlanmıştır. E-Defter beratlarının yüklenme zamanlarına ilişkin tercih yaparken Mali Mühür ya da Elektronik İmza ile Elektronik Defter uygulamasına giriş yapacak olunursa, bilgi güncelleme kısmından, berat yükleme kısmına giriş yapılır. Aylık yükleme/geçici vergi dönemleri bazında yükleme seçeneklerinden biri tercih edilir.

Gönderilen E-defter Beratları Nasıl Görüntülenir?

E-defter uygulamasına dâhil mükellefler yevmiye defteri ile büyük defter beratlarını o ayı takip eden üçüncü ayın son gününe kadar Gelir İdaresi Başkanlığı Portalına yüklemek zorundadır. E-defter yetkili makamlara dijital ortamda ibraz edilir, e-defter berat dosyaları aşağıdaki adımlara göre görüntülenmektedir:

E-defter.gov.tr sitesine girilir indirilecek dosyaların yer aldığı bölümden berat.xslt dosyası bilgisayara indirilmelidir.İndirilen dosyayı elektronik olarak ibraz edilen berat dosyası ile aynı klasör içine yerleştirilmelidir. Bu klasörler şu isimlerle görüntülenmektedir: GIB-1234567890-201901-KB-000000.xml.

Son adımda ise klasördeki berat dosyasına sağ tıklayarak birlikte aç seçeneğine tıklanır. İstenilen internet tarayıcısı seçilerek berat dosyasını güvenli bir şekilde kontrol etme imkânı bulunmaktadır.

E-defter Verme Süreleri

Berat verme süreleri bilindiği üzere iki farklı isteğe göre gerçekleşebilmektedir. Birincisi aylık olarak berat göndermedir, ikincisi ise Geçici Vergi takvimine göre berat gönderme protokolüdür.

Aylık Berat Gönderme Süreleri

  • Ocak Dönemi Nisan Ayı sonu,
  • Şubat Dönemi Mayıs Ayı sonu,
  • Mart Dönemi Haziran Ayı sonu,
  • Nisan Dönemi Temmuz Ayı sonu,
  • Mayıs Dönemi Ağustos Ayı sonu,
  • Haziran Dönemi Eylül Ayı sonu,
  • Temmuz Dönemi Ekim Ayı sonu,
  • Ağustos Dönemi Kasım Ayı sonu,
  • Eylül Dönemi Aralık Ayı sonu,
  • Ekim Dönemi Ocak Ayı sonu,
  • Kasım Dönemi Şubat Ayı sonu,
  • Aralık Gelir ya da Kurumlar Vergisi beyannamelerinin verileceği ayın sonuna kadar süre verilmektedir.

Geçici Vergi Takvimine Göre Berat Gönderme Süreleri

  • Ocak-Şubat-Mart, Mayıs ayı sonu
  • Nisan-Mayıs-Haziran, Ağustos ayı sonu
  • Temmuz-Ağustos-Eylül, Kasım ayı sonu
  • Ekim-Kasım-Aralık, Gelir ya da Kurumlar Vergisi beyannamelerin verileceği ayın sonuna kadar süresi bulunmaktadır.

E-defter saklanması ve berat dosyaları saklanması yönelik olarak bir kurum ya da kuruluş yetkilendirilmemiştir. E-defter saklama ve berat saklaması Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından ücretsiz olarak yapılmaktadır. Ancak bu zorunluluk mükelleflerin elektronik defter ve berat dosyalarının kendilerine ait olan bilgi işlem sistemlerinde muhafaza etme zorunluluğunu ortadan kaldırmaz. Bu nedenle mükellefler bu görevlerini yerine getirirken sorun yaşamamak adına Gelir İdaresi Başkanlığı Portalına yüklenen ikinci kopyaların haricinde kendi ihtiyaçları için e-belge saklama kuruluşundan e-defter saklamak için yardım alınabilir.

Mali Mühür Her 3 Yılda Bir Yenilenmelidir!

Mali mühür sertifikaları 3 yıl süre ile kullanılmaktadır. Süresi bitmek üzere olan sertifikalar için e-posta adresine 3 ay, 2 ay, 1 ay ve 1 hafta kala mali mühür yenileme hatırlatmaları gönderilir. Mali mühür yenilemek isteyen işletmeler başvuru sürecinde yer alan adımları izleyerek yenileyebilir. Sertifika başvurusu ve ödeme süreci tamamlandığında mali mühür yenilenir ve yeni sertifikanın süresi anında başlatılır.

E-Defter Uygulamasındaki Yoğunluk

E-defter uygulaması oldukça kolay bir uygulama olarak bilinir. Ancak yoğun çalışma temposundan kaynaklı son günlere kalan tüm işletmeler Gelir İdaresi Başkanlığına elektronik defter beratlarını göndermekte zorlanabilirler. Son günlerde sistem üzerinde yoğunluk meydana gelebilir.

 

Related posts

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir