Envanter Defteri Nedir? Envanter Defteri Ne İşe Yarar?

  • Whatsapp
Envanter Defteri Nedir? Envanter Defteri Nasıl Tutulur?

Envanter Defteri Nedir?

Envanter Defteri işletmenin stoklarının, gelir tablosunun, bilançosunun ve mizanının yazdırıldığı defterdir. Envanter defteri çok büyük stokları olmayan bir şirket ya da işletme için genellikle 20 – 30 sayfadan ibaret olmaktadır. Bir denetmen Deftere baktığı zaman Stokların adetlerini, birim fiyatlarını ve toplam tutarlarını açık ve net şekilde görmesi gerekmektedir.

Öncelikle işletmenizin tüm standartlara ayak uydurabilmesi için kurumsal ve yönetimsel kaynaklar etkin bir şekilde kullanılmalıdır. Kurumsal kaynakların etkin şekilde kullanılmasının en önemlisi de envanter defterleridir. Envanter defteri yazdırma için uyulması gereken kurallar ve kanunlar vardır. Bu kurallara uygun şekilde süreli olarak defterler tutulmalıdır.

Envanter defteri ticari defterlerden bir tanesi olarak da bilinir. Türk Ticaret Kanunu’nun 64. Maddesinde Defter Tutma Yükümlülüğü başlığı altında belirtilen bu defteri ticari işletmenin açılış tarihi ve açıldıktan sonraki her hesap dönemi sonunda alacağı, borçları ve tüm varlıklarını tek tek kaydederek takip edilen sora numarası bulunan ciltli defterdir.

Hesap Dönemi

Envanter defteri tutulduğu hesap dönemi boyunca en fazla on iki ay sürer. Düzenli olarak faaliyet gösteren bir işletmenin faaliyetlerine uygun olan tüm sürelerde hesap döneminin sonunda envanter defterine kaydedilmiş durumda olmalıdır. Envanter defter günümüzde genellikle nisan ayında verilen kurumlar vergisi beyannamesinden sonra kağıda dökülmektedir. Bu durum şahıs bilançoları için mart ayından sonradır.

Envanter Defteri Ne İşe Yarar?

Envanter takibi ile hem stoklarınıza hakim olurken hem de ürün ve hizmetinizi kolaylıkla takip etmeniz mümkün hale gelecektir. Bunun yanı sıra ticari yazılımlarla tutulan envanter defter yazdırılabilir. Bu durumda daha açıklayıcı bir deftere sahip olunabilir. Stoklar ile alakalı tüm bilgilere envanter defteri ile kolayca erişilmelidir.

Envanter Defteri Nasıl Tutulur?

Envanter defteri tutmanın belirli kuralları bulunur. Bu kurallar aşağıda yer aldığı gibidir;

  • Defter tutulurken kullanılan dil Türkçe olmak zorundadır. Bunun yanı sıra para birini de Türk para birimi olacaktır. Yalnızca Türkçe kaydı bulunan durumlarda yabancı dilde kayıt yapılması mümkündür.
  • Muhasebe envanter defteri kayıt esnasında kullanılan rakamlar ve harfler tek düze olmak zorundadır.
  • Defter doldurulurken kayıtlar arasında herhangi bir boşluk bırakılamaz.
  • Defter sayfaları koparılamaz.
  • Deftere yapılan tüm kayıtlar eksiksiz ve düzenli olmak zorundadır.
  • Defter üzerinde yapılan hatalar yalnızca muhasebe kurallarına uygun şekilde düzeltilebilir.
  • Eski kayıtlar kapatılamaz ve karalanamaz. Okunulabilir şekilde olmak zorundadır.
  • Kayıtlar 10 gün içerisinde girilmek zorundadır.
  • Deftere tutulan kayıtlar net ve okunur şekilde yazılmalıdır.
  • Yanlış yazılan kayıtlar üzerine tek bir çizgi çekilerek yanlışlık belirtilmeli, fakat yanlış halinin de okunabilir kalması gerekmektedir.
  • Defter normal yazıcılar ve nokta vuruşlu yazıcılar ile yazdırılabilir.

Envanter Defterine Neler Kaydedilir?

Türk Ticaret Kanunu’nun 64. Maddesinde Defter Tutma Yükümlülüğü başlığı altında belirtilen envanter defteri tutulması zorunludur. Düzgün ve düzenli şekilde tutulan muhasebe envanter defteri ileriki dönemlerde iş kolaylaştırıcı bir hale gelebilir. Bu deftere kaydedilebilecek bilgiler ise aşağıdaki gibidir;

  • Açılış ve kapanış mizanları
  • Gelecek yıla devreden kredi ödemeleri
  • Verilen ve alınan depozito
  • Verilen ve alınan çek senetleri
  • Stok envanter listesi
  • Bilanço ve gelir tablosu
  • Menkul kıymetler
  • Demirbaş listesi

Yani basitçe tanımlayacak olursak envanter defteri, şirketin varlıkları ile doğrudan alakalıdır. Şirketin veya işletmenin sahipliklerini göstermektedir. Yukarıda sıralanmış olan verilerin tamamı zorunlu olmasa da bu defterde; Gelir Tablosu, Bilanço, Mizan ve özellikle de Stok dökümünün bulunması zorunludur.

Envanter Defteri Nasıl ve Ne Zaman Tasdik Ettirilir?

Muhasebe envanter defteri kullanan işletmeler defter tasdikini de zorunlu olarak yaptırmalıdır. Bu kişilerin zorunluluğu ise şu şekildedir:

  • Yeni işe başlayanlar,
  • İşe devam edenler arasında defterin kullanılacağı yıldan önce gelen son ayda,
  • Vergi mükellefiyeti kalkanlar,
  • Hesap dönemleri Maliye Bakanlığı tarafından belirlenmiş olanlar,
  • Tasdik edilen defterin dolması nedeniyle yeni defter kullananlar.

Envanter Defteri hatası Nasıl Düzeltilir?

Envanter defteri tutulurken yapılan hatalar muhasebe kurallarına uygun şekilde düzeltilmelidir. Vergi Usulü Kanununda belirtilen kurallara uygun şekilde yanlış kayıtlar düzeltilir. Bu düzeltmeler esnasında kesinlikle belirtilen rakam ve harfler okunamaz hale gelmemelidir. Yanlış yazılan rakam ve harfler kanuna uygun şekilde üstü çizilir yanına ya da ait olduğu hesap kısmına doğru şekliyle yazılır.

Vergi Usul Kanununun 217. Maddesine göre; “Yevmiye defterinde yapılan yanlışlar ancak muhasebe kaidelerine göre düzeltilebilir. Diğer bilumum defter ve kayıtlara rakam ve yazılar yanlış yazıldığı takdirde düzenlemeler ancak yanlış rakam ve yazı okunacak şekilde çizilmek, üst veya yan tarafına veyahut ilgili bulunduğu hesaba doğrusu yazılmak suretiyle yapılabilir.” Yevmiye defteri de ticari defterlerden sayıldığı için envanter ile aynı kanuna Tabîdir. Belirtilen bu duruma uyarak yapılan yanlışları düzeltmek mümkündür.

Envanter defterinin Saklama Süresi

Envanter defteri saklama süresi tutulduğu andan sonra, son kaydın yapıldığı yılın sonundan itibaren on yıl süre ile saklanması zorunlu olan defterdir. Envanter defteri saklama süresi 10 yılı doldurduktan sonra imha edilebilir. 10 yıl boyunca saklanan envanter defterleri yakarak ya da diğer kağıt imha malzemeleri sayesinde yok edilmelidir.

Related posts

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir